Datenschutzerklärung

Der Vorstand des TC Hütte Altena e.V. hat in seiner Sitzung am 11.06.2018 die nachstehende Datenschutzordnung beschlossen und zuletzt im März 2025 aktualisiert.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

    Tennisclub TC Hütte Altena e.V., Der Vorstand
    E-Mail: tc-huette@web.de

    Verarbeitung personenbezogener Daten

    Der Vorstand verarbeitet folgende personenbezogene Daten seiner Mitglieder:

    1. Name
    2. Vorname
    3. Anschrift
    4. E-Mail-Adresse
    5. Geburtsdatum
    6. Beitrittsdatum
    7. Bankverbindung
    8. Höhe der Mitgliedsbeiträge und ggf. Spenden
    9. eventuelle weitere Familienmitglieder

    Rechtsgrundlage der Verarbeitung

    Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.

    Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.

    Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

    Zweck der Datenverarbeitung

    Die personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Mitgliederbetreuung und -verwal­tung verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere:

    1. die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses z.B. Einladungen zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebs,
    2. das Weiterleiten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände
    3. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen, einschließlich der Berichterstattung hierüber, auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in sozialen Medien sowie auf den Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale und regionale Printmedien übermittelt.

    Empfänger von personenbezogenen Daten

    Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb der Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband weitergegeben. Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Volksbank im Märkischen Kreis eG weitergeleitet.

    Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten/Einwilligung der Betroffenen

    Personenbezogene Daten werden mit der Beitrittserklärung (Aufnahmeantrag) und der Erteilung eines SEPA-Basis-Lastschriftmandats erhoben und gespeichert. Die Mitglieder werden über den Zweck der Datenverarbeitung schriftlich informiert und ihr Einverständnis eingeholt.

    Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

    Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und erst dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt und ruht.

    Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde, sodass personenbezogene Daten zum Spielbetrieb (Name, Vorname, Mannschaftszugehörigkeit) ggf. auch über das Ende der Mitgliedschaft hinaus auf Papier oder elektronischen Medien gespeichert bleiben.

    Verwendung von Vordrucken und Formularen

    Für die Erhebung der personenbezogenen Daten verwendet der Vorstand folgende Formulare:

    1. Aufnahmeantrag TC Hütte
    2. Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines SEPA-Lastschriftmandats

    Berichtigung und Vervollständigung gespeicherter, personenbezogener Daten

    Auf Verlangen des Mitglieds sind dessen personenbezogene Daten unverzüglich vom Vorstand zu berichtigen bzw. zu vervollständigen.

    Beschränkung und Löschung personenbezogener Daten

    Auf Verlangen des Mitglieds sind einzelne oder sämtliche personenbezogenen Daten – sofern diese nicht zur Erfüllung rechtlicher Pflichten benötigt werden – unverzüglich zu löschen. Der Vorstand informiert das Mitglied über die Folgen der Datenbeschränkung / Löschung und bestätigt auf entsprechenden Wunsch die Löschung der Daten.

      Videoüberwachung

      Aufgrund der abgeschiedenen Lage des Vereinsheims und bereits eingetretener Schadenfälle in der Vergangenheit (Vandalismus, Einbruchsversuche) hat der Vorstand am 25.03.2025 die Installation zweier Kameras beschlossen, um im Schadenfall über Bildmaterial die Aufklärung unterstützen zu können.

      Datenschutz und Persönlichkeitsrechte

      Die Kameras erfassen nur Teile der Platzanlage im Außenbereich und der unmittelbaren Umgebung, nicht das Innere des Vereinsheims. Um die Persönlichkeitsrechte zu wahren, ist der Zugriff auf die Aufzeichnungen streng geregelt. Nur autorisierte Personen (= zwei Personen aus dem Vorstand) dürfen Einsicht auf das Bildmaterial nehmen und verwalten die Videoanlage.

      Sicherheitsaspekt

        Der eingeschränkte Zugriff dient der Sicherheit zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte. Es soll sichergestellt sein, dass Aufzeichnungen nicht missbraucht oder ohne triftigen Grund eingesehen, heruntergeladen und/oder weitergeleitet werden. Dadurch soll potenzieller Missbrauch des Bildmaterials maximal vermieden werden.

        Verantwortlichkeiten

        Durch den kleinen und klar definierten Personenkreis ist im Falle eines Vorfalls klar nachvollziehbar, wer auf das Material zugegriffen haben kann. Das erhöht die Transparenz und Verantwortung im Umgang mit den erfassten Daten. Nähere Auskünfte hierzu erteilt der Vorstand auf individuelle Nachfrage.

        Zweckgebundene Nutzung

        Die Kameras dienen ausschließlich dem Schutz vor Vandalismus und Diebstahl sowie der Möglichkeit zur Unterstützung bei der Klärung konkreter Vorfälle. Ein permanenter oder offener Zugang ist weder notwendig, noch mit dem ursprünglichen Zweck des Eigentumsschutzes vereinbar. Dazu gehören zum Beispiel nicht die Überprüfung der allgemeinen Wetterlage oder eine etwaige aktuelle Platzbelegung (aus Komfort oder „Bequemlichkeit“).

        Technische und administrative Hinweise

        In Ergänzung zu lit. a) und b) und zur Vermeidung von Sicherheitslücken erfordert der Zugang zum System und dessen Abschottung ein bestimmtes Maß an technischen Kenntnissen und wird über einen gesicherten Zugang geregelt. Eine Verteilung der Zugangsdaten an Personen außerhalb des Vorstands erfolgt nicht. Auf das Vorhandensein der Kameras wird mit entsprechenden Schildern hingewiesen.

        Altena, 31.03.2025

        TC Hütte e.V.
        Der Vorstand